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No32
   23-septembre-2002   

Nos engagements:

Faire un renvoi sur votre blog COCA-COLA NO PAST!

La catastrophe

Un lundi de septembre, la catastrophe s'est abattue sur les sites Coca-Cola de France. Ce n'était pas un virus qui vous annonce qu'il vous aime, mais une mesure mise en application par l'ESC de Bruxelles (CCE European Support). La suppression de tous les mails reçus de plus de 30 jours sur les PC des collaborateurs. Quelques jours plus tard, pour amplifier la démoralisation de ces collaborateurs, on leur annonçait la suppression de tous les mails envoyés de plus de 30 jours.
Il existait déjà une limitation de la capacité de stockage de 50 Mo pour les collaborateurs et on pouvait penser que cette mesure était suffisante pour obliger à faire le ménage puisqu'il n'était plus possible d'envoyer des mails au delà. On pouvait penser que la mesure de limitation à 30 jours d'archivage ne serait pas appliquée puisqu'elle ne l'avait pas été depuis plus d'un an. En plus, trois chiffres différents avaient été envoyés et on pouvait penser que ces variations montraient qu'on voyait des inconvénients pour la fixation à 30 jours.
Las! la mesure la moins raisonnable a été choisie et les collaborateurs n'ont pas été prévenus d'une suppression réelle puisque les précédentes étaient restées lettres mortes.

Quels sont les avantages de cette limitation des mails à 30 jours?

Pour un utilisateur cadre, la capacité de 50 Mo représentait environ 3 mois d'archives et théoriquement l'ESC peut estimer que le stockage sera réduit des deux tiers. Mais les cadres ne constituent que le quart des effectifs Coca-Cola en France. Les employés-ouvriers pouvaient stocker après ménage jusqu'à 3 ans d'archives dans 50 Mo. La réduction du stockage est faible et n'est qu'immédiate car les collaborateurs vont devoir prendre des mesures de sauvegarde qui vont réduire à néant cette bouffée d'oxygène pour l'ESC.
Vous aviez l'habitude de faire le ménage sur votre Lotus Notes en supprimant les messages périmés ou pris en compte. Ce n'est plus la peine de perdre votre temps. L'ESC fait cela pour vous automatiquement chaque 30 jours. Vous allez prendre de nouvelles habitudes avec l'ESC.
Conséquence: Vous allez gagner du temps puisque le ménage est automatique. Bien sûr, cela risque de mettre votre stockage plus proche de 50 Mo qu'auparavant, mais cela ne semble pas gêner l'ESC puisque la limitation à 30 jours semble pour lui primordiale.

Quels sont les inconvénients de cette limitation des mails à 30 jours?

Les salariés de Coca-Cola savent désormais qu'ils n'auront plus qu'une mémoire du passé de 30 jours.

Si votre supérieur hiérarchique vous parle d'un problème de moins de 2 mois et de plus de 30 jours, vous pouvez lui signaler le mail que vous lui avez envoyé puisqu`il a été effacé de la machine de son Lotus Notes. L'avez-vous réellement envoyé? peut-être pas, mais comme vous ne pouvez pas le vérifier, c'est toujours possible.
Si votre supérieur hiérarchique vous fait remarquer que vous ne tenez pas compte de son mail de moins de 2 mois et de plus de 30 jours, re-belote. Vous ne vous souvenez pas de cette note puisque justement l'archivage (disparu) est le meilleur support. Est-il bien sûr de l'avoir envoyé? Et une copie papier est sans valeur puisqu'il n'y a pas de confirmation électronique et qu'un brouillon non envoyé simule une copie dite envoyée.
1ère conséquence: Il va y avoir beaucoup de pertes de temps en palabres entre les managers et les managés, et de toute façon pour rien car l'ESC ne va pas vouloir arbitrer en ressuscitant les archives disparues. Et personne ne pourra revenir à une solution par note papier car chacun en connaît les inconvénients.
Vous revenez de vos congés d'été de quatre semaines ou vous avez été gravement malade et vous ouvrez votre Lotus Notes. Chic, vous avez moins de travail que vous ne pensiez. Inconscient que vous êtes! Une avalanche de mails rageurs de différents autres services vont vous reprocher d'être en retard. Vous allez passer votre temps à répondre gentiment aux collaborateurs que, désolé, vous n'avez pas reçu leur mail et qu'ils veuillent bien les réécrire. Eux-mêmes vont devoir gentiment essayer de réécrire leurs mails disparus aussi en n'oubliant pas une deuxième fois de passer le correcteur d'orthographe.
2ème conséquence: Il va y avoir beaucoup de temps perdu à répondre à des mails et à réécrire des mails.
Vous envoyez des mails avec des fichiers attachés et vos correspondants, soit parce qu'ils étaient en congé, soit parce qu'ils n'ont pas eu le temps à un moment donné, n'ont pas lu vos remarques disparues car supérieures à 30 jours. Ces correspondants vont travailler sans la conscience de vos remarques et vous ne le saurez pas. Et eux-mêmes ne seront pas conscients d'un manque qu'ils ne connaissent pas.
3ème conséquence: La mémoire de l'entreprise va être limitée à 30 jours et personne ne pourra imposer de lire d'abord les mails car les priorités de chacun sont du concret: production, clients, planning.
Vous êtes en contact avec des fournisseurs ou des clients et face à une difficulté dans les relations, vous avez besoin de rappeler les termes d'un courrier échangé. Vous ne pouvez plus le faire car les problèmes ont statistiquement plus de chance de se produire avec un fournisseur ou un client après 30 jours qu'avant. Les résumés que vous avez pu faire ne règlent pas les détails.
4ème conséquence: Vous devrez accepter d'avoir tord et votre performance ne sera pas au top des attentes de votre supérieur hiérarchiques. Vous devrez renégocier vos objectifs en baisse pour l'année suivante.
Vous avez appris au cours de votre formation Lotus Notes que vous pouviez archiver vos mails dans des répertoires personnels afin de les classer et de pouvoir vous y référer en face d'une interrogation. Vos archives sont désormais vides et vous pouvez supprimer ces répertoires car du stockage limité à 30 jours n'est plus opportun. Vous perdez définitivement de précieux instruments de travail, et comme la majorité des mails n'est pas avec fichiers attachés (pour justement ne pas encombrer la mémoire de stockage), la majorité de votre aide n'est plus.
5ème conséquence: Vous allez désormais devoir travailler sans mémoire, ou avec un historique de 30 jours. Il vous faudra souvent perdre votre temps à envoyer des mails pour redemander des informations et vous indisposerez forcément des collaborateurs qui de toute façon indisposeront eux-mêmes d'autres collaborateurs.
Vous avez envoyé des mails qui vous servent de modèles pour écrire à d'autres collaborateurs. Il y a eu une brusque absence de 30 jours et vous avez définitivement perdu vos modèles. Inutile de redemander un renvoi à un collaborateur, il n'a lui-même plus de mail sur son Lotus Notes. Inutile d'avoir sauvé en brouillon votre modèle car l'ESC lave aussi vos brouillons. Vous n'avez pas écrit les mails en fichier attaché pour ne pas encombrer la mémoire Lotus Notes car les fichiers Microsoft Word ou Excel pèsent lourd. Vous avez eu tort.
6ème conséquence: Vous allez être obligé d'archiver vos modèles sous Word ou Excel et vous n'aurez plus de problème. Bien sûr, vous allez créer des problèmes chez vos correspondants car tout le monde aura compris pour lui-même l'avantage de la méthode et ces collaborateurs (y compris vous-même en finale) vont vite avoir leur mémoire de 50 Mo saturée par ces fichiers attachés multipliés alors qu'ils n'ont pas de capacité d'archive de plus de 30 jours. Auparavant, c'était l'inverse puisque vous pouviez archiver des mails de plus de 30 jours sans atteindre les 50 Mo. Chaque collaborateur va être obligé de faire des ménages plus fréquents et peut-être que le choix des messages effacés ne sera pas le bon car quand pour envoyer un mail il faut diminuer le stockage saturé, on fait forcément vite.
Vous avez reçu des messages pour vous approprier des documents sur la base documentaire Vdoc. S'il y a des modifications majeures dans ces documents ISO ou TCCQS, vous avez une formation prévue à choisir dans le trimestre qui suit. Si vous n'avez pas pu répondre immédiatement (car comment planifier son temps au delà de 30 jours!), vous n'aurez pas de formation puisque le mail envoyé aura disparu, et on sera obligé peut-être de vous faire une formation individuelle. S'il y a des modifications mineures, vous devez prendre connaissance du document. Si pour une raison de temps ou d'absence vous ne l'avez pas encore fait, votre mail d'alerte disparaîtra dans 30 jours. Pour l'ESC, Vdoc connaît pas, et la réglementation des usines n'est pas leur petit lait.
7ème conséquence: Vous serez ignorant d'une tache de votre travail. L'ESC jette un pavé dans le TCCQS. Le TCCQS s'en relèvera-t-il?

Y a-t-il des solutions à une vie Coca-Cola no past?

Heureusement oui et plusieurs même.
1o Lors de votre formation Lotus Notes, formation standard, vous avez appris comment envoyer des mails et comment y joindre des fichiers attachés. Vous avez aussi appris comment réserver une salle ou une voiture de l'établissement. Vous n'avez pas appris à stocker vos mails sur une base qui, elle, n'est pas effaçable, même si sa capacité est très réduite. Le chemin qui y mène est peut-être en anglais et il vous faudra demander à un collaborateur complaisant quelques leçons d'anglais.
2o Rien ne vous interdit de vous renvoyer à vous-même le mail reçu. Il suffit de faire "For Ward". Bien sûr, il y a quelques inconvénients: l'envoyeur c'est désormais vous et non plus l'original et seul le l'objet du mail vous renseignera, et au fil des mois, votre message grossira un peu à cause de la répétition des en-têtes. Il faut aussi du temps à consacrer chaque jour à ces renvois, mais ce temps sera moindre que celui que vous perdrez le moment venu à rechercher une information disparue.
3o Rien ne vous interdit de vous renvoyer vos documents de travail sur votre messagerie de votre fournisseur d'accès Internet à la maison. Les capacités de stockage sont moindres que les 50 Mo de Coca-Cola, mais comme les adresses électroniques sont gratuites et que vous pouvez en ouvrir plusieurs, vous êtes sauvés. L'avantage est que vous n'aurez plus à vous renvoyer chaque mois les mails reçus. Bien sûr, en cas de besoin, il vous faudra prévoir le renvoi à votre adresse Lotus Notes de l'établissement.
4o Ces solutions sont bien sûr des solutions de sauvegarde immédiates. Quand le péril est là, il faut d'abord sauver les meubles. Pour sauver la maison, il faut d'abord que quelqu'un se rende compte qu'elle est elle-même en danger. Du côté de l'ESC, pas de salut. De la Belgique, on ne vous voit pas travailler, on ne connaît que de temps en temps vos problèmes ponctuels par le contrôle à distance des PC. Pour sauver la maison Coca-Cola, comptez sur vous-même. Vous l'avez déjà certainement fait. Vous êtes déjà passé dans le bureau de votre supérieur hiérarchique pour lui faire part des pertes de travail qu'a occasionnée la catastrophe du 9 septembre et des inconvénients pour l'avenir d'une mémoire Coca-Cola de 30 jours puisque le feu continue. Si vous êtes manager, vous êtes passé dans le bureau de votre Directeur de zone ou d'établissement pour lui exprimer ces mêmes inconvénients pour vous et vos collaborateurs. Votre Directeur vous a écouté et vous a peut-être confié qu'il est lui-même catastrophé de la perte irrémédiable des mails qu'il avait pris soin d'archiver. Que la catastrophe soit démocratique n'a rien de consolant ! Si ce qui dépasse 30 jours n'a plus d'importance pour Coca-Cola, la vie va changer. Il va falloir réécrire des documents ISO puisque la preuve de la traçabilité ne pourra plus être apportée au delà de 30 jours, les clients seront mécontents parce qu'oubliés et la tension va monter entre les services. Vous avez peut-être pris plaisir à voir des feuilletons avec des héros qui ont des missions impossibles à accomplir en un temps limité. Maintenant, vous êtes dans le film et cela ne vous fait plus sourire.
Peut-être que ceux qui nous dirigent vont se rendre compte que la morosité des collaborateurs n'est pas opportune dans une situation de morosité des consommateurs. Il n'y a bien sûr pas de solution individuelle car si théoriquement vous pouvez passer par votre supérieur hiérarchique pour que votre limitation ne soit plus personnellement de 30 jours, il faudra bien obtenir une autre limitation. Certains collaborateurs stockent 3 mois dans les 50 Mo alloués et d'autres 3 ans. Si vous demandez 3 ans, on va chipoter alors que votre messagerie est moins encombrée que celle de votre supérieur hiérarchique.
Il serait plus opportun d'en revenir à la solution de 50 Mo seule. S'il y a un inconvénient technique, il y a une solution financière à cette technicité. En tout cas, ce n'est pas en résolvant les problèmes de l'ESC aux dépens de la marche de l'entreprise Coca-Cola que le business va se rétablir.
Une entreprise sans passé peut-elle faire face aux défis de l'avenir? Force Ouvrière pense que non.


   top.gif    Dépôt CCE: 23-septembre-2002   
   c.gif    Responsable de publication: André PUJOL